IT-Strategieentwicklung
Strategien für eine effektive und effiziente Entwicklung der Unternehmens-IT
Die IT muss das Business unterstützen
Die meisten Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen beschäftigen sich regelmässig und seriös mit ihrer Unternehmensstrategie. Doch geht es um die IT-Strategie, bekunden viele dieser Gremien mühe und überlassen die Entwicklung der IT und Digitalisierung dem Zufall. Das Resultat ist eine Unternehmens-IT, welche die Geschäftsprozesse nur unzureichend unterstützt, da diese nicht mit den Unternehmenszielen abgestimmt ist. Was in diesem Fall fehlt, ist eine durchdachte IT-Strategie.
Mein Prozess zur Entwicklung einer passenden IT-Strategie.
Anforderungen und Rahmenbedingungen festlegen
Im Vorfeld definieren wir gemeinsam den Lösungsraum (Scope), für welchen die IT-Strategie entwickelt werden soll. Hier spielen die folgenden drei Aspekte eine wichtige Rolle:
- Unternehmensbereiche: Eine IT-Strategie muss sich nicht zwingend auf das gesamte Unternehmen beziehen. Werden unterschiedliche Geschäftseinheiten geführt, kann es Sinn machen, diese getrennt zu betrachten.
- IT-Schwerpunkte: Die IT-Strategie wird nur schwer den gesamten Bereich der Informationstechnologie abdecken können. So ist es sinnvoll, wenn man sich auf die generellen, sowie auf die aktuell geschäftskritischen Themen konzentriert.
- Umfang der Strategieentwicklung: Soll die IT-Strategie grundlegend neu erarbeitet oder lediglich eine bestehende Strategie einer Revision unterzogen werden. Es kann auch eine bestehende IT-Strategie um Themen erweitert werden.
Im Weiteren wird definiert, welche Personen den Prozess der Strategieentwicklung begleiten. Typischerweise sind dies die Geschäftsleitung, Schlüsselpersonen aus den Fachbereichen sowie allfällig weitere Interessenvertreter.
Ist-Analyse erstellen
In der Ist-Analyse werden die zuvor definierten Bereiche der Unternehmens-IT betrachtet. Aus strukturierten Interviews mit den Schlüsselpersonen und dem Studium bestehender Unterlagen wird der aktuelle Zustand und Reifegrad abgeleitet. Die Ist-Analyse bietet die Basis zur künftigen Strategiearbeit.
Werden während der Analyse kritische Schwachstellen oder Situationen festgestellt, werden diese in entsprechenden Handlungsempfehlungen formuliert. Daraus sind bereits erste Quick-Wins realisierbar.
Eine vertiefte Variante der Ist-Analyse ist die 360° IT-Standortbestimmung
IT-Strategie und Handlungsfelder ableiten
In diesem Schritt wird die IT-Strategie oder Teil-Strategien für Cybersecurity, Sourcing, Infrastruktur etc. abgeleitet. Ebenfalls werden hier die konkreten Handlungsfelder definiert. Dabei ist darauf zu achten, dass das Vorhaben nicht überladen wir – es sind die im ersten Schritt festgelegten Anforderungen im Auge zu behalten. Es wird das Zielbild für die Informationstechnologie in ihrem Unternehmen festgelegt.
Jedes Projekt braucht ein Controlling und entsprechende Kennzahlen (KPI), welche ebenfalls in diesem Schritt definiert werden. Diese bestimmen, woran die Leistung der IT gemessen werden soll. Es empfiehlt sich der Einsatz der Balanced Scorecard (BSC).
Massnahmen planen
Nachdem unsere «IT-Landkarte» gezeichnet ist, muss der Weg zum Ziel definiert werden. Aufgrund der Handlungsfelder werden einzelne Massnahmen sowie eine zeitlich abgestimmte Roadmap bestimmt. Weiter werden die Verantwortlichkeiten, Budgets und Kennzahlen festgelegt.
Mit diesem Schritt wird der eigentliche Strategieprozess fürs Erste abgeschlossen und die Planung und Umsetzung der Massnahmen geht ins operative IT-Management über. Achtung: Nicht selten verschwinden genau hier die Strategiedokumente in einer Schublade und es passiert nichts.
Umsetzung überwachen
Eine kritische Phase ist auch immer die Umsetzung der einzelnen Massnahmen. Achten Sie unbedingt auf ein ordentliches Projektmanagement, ein entsprechendes Controlling sowie einen engagierten Steuerungsausschuss.
Gerne unterstütze ich bei der Überwachung der Umsetzung oder dem Projektmanagement – passend zum Projekt klassisch oder agil (PRINCE2 Agile).
Ausrichtung optimieren
Wir befinden uns in einer extrem schnelllebigen Welt – Stichwort VUCA. Auch wenn die IT-Strategie mit einem Horizont von einigen Jahren definiert wurde, muss diese regelmässig überprüft werden. Es sollten regelmässige, meist jährliche Strategie-Reviews geplant werden. Bei diesen gilt es prüfen, ob die IT-Strategie und Handlungsfelder noch den aktuellen Gegebenheiten entsprechen.
Ein gutes Vorgehen ist der PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act). Dieser stellt eine kontinuierliche Entwicklung sicher.