Das Auslagern der IT-Infrastruktur ist für grosse Firmen bereits seit den 1990er-Jahren ein Thema. Für kleine und mittlere Unternehmen wurde es hingegen erst wesentlich später eine Möglichkeit. Unterdessen bieten viele IT-Dienstleister ein IT-Outsourcing für ihre Kunden an. Doch was ist mit IT-Outsourcing genau gemeint und was gilt es zu beachten.
Was ist IT-Outsourcing
Von Outsourcing (Outside resource using) spricht man, wenn Leistungen nicht selbst erbracht werden, sondern diese fremdbezogen werden. In unserem Fall also, wenn die Erbringung von IT-Services an externe Dienstleister ausgelagert werden. In der Schweiz erlangte das IT-Outsourcing ab den 1990er Jahren eine rasante Verbreitung. Viele Grossunternehmen wie SBB, Novartis oder Rieter lagerten die gesamte Informatik-Infrastruktur an entsprechende Dienstleister aus. Selbst war ich bereits 1994 bei der ersten Vollauslagerung der Informatik in der Schweiz direkt betroffen. Damals wurde die IT der SIG (Schweiz. Industrie-Gesellschaft) an die EDS ausgelagert. Die Verbreitung von IT-Outsourcing bei KMU kam erst später und hat durch das Aufkommen von Cloud-Computing zusätzlich Aufschwung erhalten.
Der Begriff Outsourcing sagt noch nichts über die Art der Leistungserbringung oder deren Tiefe aus. Hier kommen verschiedene Arten von IT-Outsourcing (ITO) in Frage. Die am meisten verbreiteten werden folgend kurz erläutert.
Komplettes oder Full Outsourcing
Beim kompletten IT-Outsourcing wird die gesamte IT-Landschaft eines Unternehmens an einen externen Dienstleister übergeben. Dieser übernimmt nebst der Infrastruktur oftmals auch die Mitarbeiter der IT-Abteilung. Von der Beschaffung über den Betrieb bis zum Phase-out und der Entsorgung wird alles durch den ITO-Anbieter übernommen.
Selektives oder Teil Outsourcing
Beim selektiven IT-Outsourcing übernimmt der ITO-Anbieter lediglich einen Teilbereich des IT-Betriebs. Hierbei handelt es sich meist um für den Kunden wichtige Komponenten seiner IT-Infrastruktur. Dies kann beispielsweise der Betrieb von Kern-Applikationen oder auch das Bereitstellen von IT-Arbeitsplätzen sein.
Cloud-Computing
Das seit Ende der Nullerjahre stark aufkommende Cloud-Computing hat dem ITO zusätzlich zum Aufschwung verholfen. Cloud-Anbieter wie Amazon, Microsoft und eine Vielzahl weiterer bieten Rechenleistung als Service an, welche meist nach Bedarf bezogen werden. Als Folge solcher Plattformen verbreiten sich auch Software-Lösungen, welche von den Herstellern als Service angeboten werden. Hier spricht man von Software as a Service (SaaS). Solche SaaS-Lösungen können als ITO betrachtet werden, da die Sicherstellung des Betriebs durch einen externen Dienstleister erbracht wird. Zudem hat die Cloud-Technologie den entsprechenden Anbietern von ITO-Leistungen dessen Erbringung sicher vereinfacht.
Welches sind Gründe für ein IT-Outsourcing
Die Gründe für ein ITO sind vielfältig. Bei Grossunternehmen steht da oft das Senken der IT-Kosten oder das Fokussieren auf die Kernkompetenzen im Vordergrund. Bei KMU sind die Kosten nicht weniger wichtig. Hier beobachte ich aber zusätzlich folgende Treiber für den Entscheid zum IT-Outsourcing.
Komplexität der IT – Die Komplexität der IT nimmt stetig zu. Was in grossen Unternehmen verschiedene Teams oder Personen übernehmen, soll in einem KMU oft durch wenige Personen sichergestellt werden. Viele Unternehmen lösen dies, indem sie Spezialwissen von externen IT-Dienstleistern beziehen – z.B. durch das Auslagern der Firewalls, was bereits einer Art von Outsourcing entspricht.
Fachkräftemangel – Vorwiegend für kleine Unternehmen ist es zunehmend schwieriger, IT-Fachkräfte zu rekrutieren und diese auch zu halten. Dies mag daran liegen, dass für kompetente Kandidaten das Umfeld oder die Branche zu wenig Potenzial zur Entwicklung bietet. Entsprechende Fachkräfte sind zunehmend mehr gefragt und erhalten entsprechend gute Jobangebote am Markt.
Für ein Unternehmen können weitere Effektivitäts- und Effizienz-Kriterien ausschlaggebend sein:
| Effektivitätskriterien | Effizienzkriterien |
|---|---|
| Datensicherheit | Kostensenkung |
| Steigerung der Transparenz | Verbesserung der Leistungsqualität |
| Konzentration auf Kernkompetenz | Flexibilisierung der Leistungserbringung |
| Verbesserter Servicelevel | Optimierung der Geschäftsprozesse |
| Zugriff auf State-of-the-Art Technologie | Reduktion des gebundenen Kapitals |
Voraussetzungen für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit
Ein IT-Outsourcing ist nicht grundsätzlich ein Weg aus dem Chaos. Ein potenzieller ITO-Anbieter wird sich genau ansehen, was er übernimmt und welche Massnahmen für einen geregelten Betrieb vorgängig nötig sind. Eine gute Ausgangslage bietet sicher eine offene Kommunikation bei der Definition des ITO.
Eine wichtige Voraussetzung ist auch eine klare Bestimmung der gegenseitigen Erwartungen an den Geschäftspartner. Nur wenn eindeutig geregelt ist, welchen Service mit welcher Verfügbarkeit der Kunde zu welchem Preis erhält, kann ein ITO funktionieren. Nicht zuletzt soll aber auch definiert werden, welche Pflichten der Kunde seinerseits zu erfüllen hat – diese gehen weit über das Begleichen der Rechnungen hinaus. Folgend ein paar Beispiele, was geregelt werden muss.
Fazit
Aus meiner Sicht ist ein IT-Outsourcing auch für KMU ein valabler Weg, um die benötigten IT-Services in ausreichender Qualität zu beziehen. Erstellt man zum Vergleich eine Aufstellung der aktuellen internen Vollkosten der IT (Lohnkosten, Abschreibung, externe Dienstleistungen etc.), können die Kosten eines ITO durchaus attraktiv sein. Es ist jedoch wichtig, dass sich trotz Outsourcing die Verantwortung des Unternehmensrisikos, welche durch die IT verursacht werden kann, nicht ausgelagert wird. Die IT mit ihren Chancen und Risiken muss ein Thema der Geschäftsleitung sowie des Verwaltungsrates bleiben. In Zeiten der generellen Digitalisierung ist dies zwingend erforderlich.
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