Das Aus­la­gern der IT-Infra­­stru­k­­tur ist für grosse Firmen bereits seit den 1990er-Jahren ein Thema. Für kleine und mittlere Unter­neh­men wurde es hingegen erst wesent­lich später eine Mög­lich­keit. Unter­des­sen bieten viele IT-Dienst­­leis­­ter ein IT-Out­­sour­cing für ihre Kunden an. Doch was ist mit IT-Out­­sour­cing genau gemeint und was gilt es zu beachten.

Was ist IT-Outsourcing

Von Out­sour­cing (Outside resource using) spricht man, wenn Leis­tun­gen nicht selbst erbracht werden, sondern diese fremd­be­zo­gen werden. In unserem Fall also, wenn die Erbrin­gung von IT-Services an externe Dienst­leis­ter aus­ge­la­gert werden. In der Schweiz erlangte das IT-Out­­sour­cing ab den 1990er Jahren eine rasante Ver­brei­tung. Viele Gross­un­ter­neh­men wie SBB, Novartis oder Rieter lagerten die gesamte Infor­­ma­­tik-Infra­­stru­k­­tur an ent­spre­chende Dienst­leis­ter aus. Selbst war ich bereits 1994 bei der ersten Voll­aus­la­ge­rung der Infor­ma­tik in der Schweiz direkt betrof­fen. Damals wurde die IT der SIG (Schweiz. Indus­­trie-Gesel­l­­schaft) an die EDS aus­ge­la­gert. Die Ver­brei­tung von IT-Out­­sour­cing bei KMU kam erst später und hat durch das Auf­kom­men von Cloud-Com­­pu­­ting zusätz­lich Auf­schwung erhalten.

Der Begriff Out­sour­cing sagt noch nichts über die Art der Leis­tungs­er­brin­gung oder deren Tiefe aus. Hier kommen ver­schie­dene Arten von IT-Out­­sour­cing (ITO) in Frage. Die am meisten ver­brei­te­ten werden folgend kurz erläutert.

Kom­plet­tes oder Full Outsourcing

Beim kom­plet­ten IT-Out­­sour­cing wird die gesamte IT-Lan­d­­schaft eines Unter­neh­mens an einen externen Dienst­leis­ter über­ge­ben. Dieser über­nimmt nebst der Infra­struk­tur oftmals auch die Mit­ar­bei­ter der IT-Abtei­­lung. Von der Beschaf­fung über den Betrieb bis zum Phase-out und der Ent­sor­gung wird alles durch den ITO-Anbieter übernommen.

Selek­ti­ves oder Teil Outsourcing

Beim selek­ti­ven IT-Out­­sour­cing über­nimmt der ITO-Anbieter ledig­lich einen Teil­be­reich des IT-Betriebs. Hierbei handelt es sich meist um für den Kunden wichtige Kom­po­nen­ten seiner IT-Infra­­stru­k­­tur. Dies kann bei­spiels­weise der Betrieb von Kern-App­li­­ka­­ti­o­­nen oder auch das Bereit­stel­len von IT-Arbeits­­plä­t­­zen sein.

Cloud-Com­­pu­­ting

Das seit Ende der Nuller­jahre stark auf­kom­mende Cloud-Com­­pu­­ting hat dem ITO zusätz­lich zum Auf­schwung ver­hol­fen. Cloud-Anbieter wie Amazon, Micro­soft und eine Vielzahl weiterer bieten Rechen­leis­tung als Service an, welche meist nach Bedarf bezogen werden. Als Folge solcher Platt­for­men ver­brei­ten sich auch Software-Lösungen, welche von den Her­stel­lern als Service ange­bo­ten werden. Hier spricht man von Software as a Service (SaaS). Solche SaaS-Lösungen können als ITO betrach­tet werden, da die Sicher­stel­lung des Betriebs durch einen externen Dienst­leis­ter erbracht wird. Zudem hat die Cloud-Tech­­no­­lo­­gie den ent­spre­chen­den Anbie­tern von ITO-Leis­­tun­­­gen dessen Erbrin­gung sicher vereinfacht.

Welches sind Gründe für ein IT-Outsourcing

Die Gründe für ein ITO sind viel­fäl­tig. Bei Gross­un­ter­neh­men steht da oft das Senken der IT-Kosten oder das Fokus­sie­ren auf die Kern­kom­pe­ten­zen im Vor­der­grund. Bei KMU sind die Kosten nicht weniger wichtig. Hier beob­achte ich aber zusätz­lich folgende Treiber für den Ent­scheid zum IT-Outsourcing.

Kom­ple­xi­tät der IT – Die Kom­ple­xi­tät der IT nimmt stetig zu. Was in grossen Unter­neh­men ver­schie­dene Teams oder Personen über­neh­men, soll in einem KMU oft durch wenige Personen sicher­ge­stellt werden. Viele Unter­neh­men lösen dies, indem sie Spe­zi­al­wis­sen von externen IT-Dienst­­leis­­tern beziehen – z.B. durch das Aus­la­gern der Fire­walls, was bereits einer Art von Out­sour­cing entspricht.

Fach­kräf­te­man­gel – Vor­wie­gend für kleine Unter­neh­men ist es zuneh­mend schwie­ri­ger, IT-Fach­­kräfte zu rekru­tie­ren und diese auch zu halten. Dies mag daran liegen, dass für kom­pe­tente Kan­di­da­ten das Umfeld oder die Branche zu wenig Poten­zial zur Ent­wick­lung bietet. Ent­spre­chende Fach­kräfte sind zuneh­mend mehr gefragt und erhalten ent­spre­chend gute Job­an­ge­bote am Markt.

Für ein Unter­neh­men können weitere Effe­k­­ti­­vi­­täts- und Effi­­zi­enz-Kri­­te­­rien aus­schlag­ge­bend sein:

Effek­ti­vi­täts­kri­te­rien Effi­zi­enz­kri­te­rien
Daten­si­cher­heit Kos­ten­sen­kung
Stei­ge­rung der Transparenz Ver­bes­se­rung der Leistungsqualität
Kon­zen­tra­tion auf Kernkompetenz Fle­xi­bi­li­sie­rung der Leistungserbringung
Ver­bes­ser­ter Servicelevel Opti­mie­rung der Geschäftsprozesse
Zugriff auf State-of-the-Art Technologie Reduk­tion des gebun­de­nen Kapitals

Vor­aus­set­zun­gen für eine part­ner­schaft­li­che Zusammenarbeit

Ein IT-Out­­sour­cing ist nicht grund­sätz­lich ein Weg aus dem Chaos. Ein poten­zi­el­ler ITO-Anbieter wird sich genau ansehen, was er über­nimmt und welche Mass­nah­men für einen gere­gel­ten Betrieb vor­gän­gig nötig sind. Eine gute Aus­gangs­lage bietet sicher eine offene Kom­mu­ni­ka­tion bei der Defi­ni­tion des ITO.

Eine wichtige Vor­aus­set­zung ist auch eine klare Bestim­mung der gegen­sei­ti­gen Erwar­tun­gen an den Geschäfts­part­ner. Nur wenn ein­deu­tig geregelt ist, welchen Service mit welcher Ver­füg­bar­keit der Kunde zu welchem Preis erhält, kann ein ITO funk­tio­nie­ren. Nicht zuletzt soll aber auch defi­niert werden, welche Pflich­ten der Kunde sei­ner­seits zu erfüllen hat – diese gehen weit über das Beglei­chen der Rech­nun­gen hinaus. Folgend ein paar Bei­spiele, was geregelt werden muss.

Ein Service Katalog beinhal­tet jegliche Services, welche der Kunde zur Wahl hat und ent­spre­chend beziehen kann. Hier werden auch Vari­an­ten sowie die Kosten festgehalten.

Die IT-Orga­­ni­­sa­­tion ist ein wesent­li­cher Aspekt für eine funk­tio­nie­rende Zusam­men­ar­beit. Diese regelt die Ver­ant­wort­lich­kei­ten beim ITO-Anbieter, aber auch die des Kunden. Hier wird fest­ge­hal­ten, wer mit wem kom­mu­ni­ziert. In diesem Zusam­men­hang ist darauf zu achten, dass auch auf der Seite des Kunden eine kom­pe­tente Ansprech­per­son vor­han­den ist.

Die wich­tigs­ten IT-Prozesse müssen fest­ge­hal­ten werden. Wie werden vom Kunden Stö­run­gen gemeldet oder Service-Bestel­­lun­­­gen ver­an­lasst. Meist bietet der ITO-Anbieter dazu ein ent­spre­chen­des IT-Service Manage­ment System und stellt auch vor­de­fi­nierte Prozesse bereit.

Oft bestehen bereits Verträge mit anderen Anbie­tern, welche einen Out­­sour­cing-Cha­rak­­ter auf­wei­sen. Bei­spiels­weise wurden schon früher einzelne Services aus­ge­la­gert. Diese Schnitt­stel­len zu anderen Anbie­tern müssen behan­delt werden. Hier gibt es ver­schie­dene Mög­lich­kei­ten. Der ITO-Anbieter kann den Vertrag über­neh­men oder es wird versucht, den Vertrag auf­zu­lö­sen. Wichtig ist eine ein­deu­tige Regelung, denn hier besteht Poten­zial für Kon­flikte. Ist bei­spiels­weise ein Service nicht mehr ver­füg­bar, entsteht schnell die Dis­kus­sion, wer jetzt ver­ant­wort­lich ist.

Fazit

Aus meiner Sicht ist ein IT-Out­­sour­cing auch für KMU ein valabler Weg, um die benö­tig­ten IT-Services in aus­rei­chen­der Qualität zu beziehen. Erstellt man zum Ver­gleich eine Auf­stel­lung der aktu­el­len internen Voll­kos­ten der IT (Lohn­kos­ten, Abschrei­bung, externe Dienst­leis­tun­gen etc.), können die Kosten eines ITO durchaus attrak­tiv sein. Es ist jedoch wichtig, dass sich trotz Out­sour­cing die Ver­ant­wor­tung des Unter­neh­mens­ri­si­kos, welche durch die IT ver­ur­sacht werden kann, nicht aus­ge­la­gert wird. Die IT mit ihren Chancen und Risiken muss ein Thema der Geschäfts­lei­tung sowie des Ver­wal­tungs­ra­tes bleiben. In Zeiten der gene­rel­len Digi­ta­li­sie­rung ist dies zwingend erforderlich.

Wünschen Sie sich als Unter­neh­mer einen unab­hän­gi­gen Spar­ring­part­ner zum Thema IT-Mana­ge­­ment, melden Sie sich bei mir. Gerne bespre­che ich mit Ihnen, wie ich Sie unter­stüt­zen kann.